Masz problem z projektami? Z naszą pomocą każdy się uda – część 2

Nie udał Ci się ostatnio ważny projekt? Popełniasz przy robieniu projektów błędy? Do sukcesu zawsze czegoś brakuje? Firma OMEC - trenerzy z pasją - służy pomocą w rozwiązywaniu nawet najbardziej skomplikowanych problemów, jakie na co dzień dotykają firmy.

Przy realizacji, naszego bajkowego projektu opisanego w cz. 1, popełniono wiele błędów w zarządzaniu. Można by nawet zaryzykować twierdzenie, że zarządzania tym projektem nie było! Pokrótce opiszemy najistotniejsze niedociągnięcia, bazując w dużej mierze na zdrowym rozsądku oraz odnosząc się do metodyki zarządzania projektem, jaką jest PRINCE2.

Jako jeden z oczywistych grzechów tego przedsięwzięcia należy wymienić brak specyfikacji produktu, jaki miał dostarczyć ten projekt. Czy wykonawca miał w ogóle jakiekolwiek szanse dobrze zrozumieć intencje zamawiającego? Przy szczątkowym opisie tego, co miało być zbudowane, efekt końcowy mógł z powodzeniem mieć postać samochodu, hulajnogi, roweru czy nawet wózka na zakupy.

Przy każdym projekcie jedną z najistotniejszych kwestii jest dobre i szczegółowe opisanie produktu projektu – bez tego narażamy się na daleko idące różnice w interpretacji. Według metodyki opis produktu końcowego projektu musi zawierać – oprócz kilku innych parametrów – również kryteria akceptacji, które zostaną wykorzystane do odbioru produktu. W naszym bajkowym przypadku, sam proces określenia kryteriów akceptacji na etapie tworzenia zapytania ofertowego, wymusiłby dobre określenie i opisanie samego produktu.

Kolejny bardzo istotny problem to brak jakiejkolwiek struktury organizacyjnej tego projektu. Nie został powołany kierownik projektu w ministerstwie. Pomysłodawca poprzestał na wymyśleniu idei (bez szczegółowego opisania) i przekazał ją do realizacji działowi zakupów, który skupił się na formalnych kwestiach przygotowywanego zapytania ofertowego, bez wnikania co zamawiamy i jak będziemy odbierać produkt. Zabrakło w ministerstwie kogoś, kto poczułby się „właścicielem” tego projektu, kto dopilnowałby powstania dobrego opisu produktu, kto by zaplanował etapy projektu z punktami kontrolnymi – te z kolei szybko pozwoliłyby wykryć, że dostawca opacznie zrozumiał intencje i buduje hulajnogę zamiast samochodu.

W tym przypadku nie powołano żadnego formalnego projektu, pozostawiono bieg tego przedsięwzięcia różnym komórkom w ministerstwie. Każda z nich zrobiła to, do czego jest powołana, ale zabrakło koordynacji, wspólnego zarządzania, dbałości o sensowność i uspójnienie ich działań. Jest bardzo mało prawdopodobne, aby projekt w całości oddany na zewnątrz i pozostawiony sam sobie („Mam dobrego dostawcę, on dba o mój projekt”) się udał.

To tylko przykłady zaniedbanych aspektów zarządzania projektem. Projekty same się nie zrobią! Muszą mieć zawsze kogoś, kto będzie się nimi zajmował w profesjonalny sposób. Warto skorzystać z wypracowanych przez lata metod i technik zarządzania projektami, aby nie „położyć” projektu już na starcie – początek projektu i działania wówczas podjęte mają najczęściej największy wpływ na cały jego przebieg oraz szanse powodzenia. Polecamy zapoznanie się z opracowanymi na bazie doświadczeń metodykami i standardami zarządzania projektami jakimi są PRINCE2 i PCM. Stanowią one nieocenioną pomoc zarówno podczas definiowania projektu, jak również na etapie jego realizacji.

Zapraszamy na profesjonalne szkolenia z zakresu PRINCE2 i PCM. Realizujemy projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, w którym mogą Państwo nabyć wiedzę pomocną przy realizacji projektów zakończonych sukcesem. Zapraszamy na www.omec.pl.

OMEC Sp. z o.o.

ul. Zeusa 41,

01-497 Warszawa

tel. (+48) 801 55 66 32

fax. (+48) 22 207 25 14

Oddział we Wrocławiu:

ul. Klecińska 125,

54-413 Wrocław

budynek Beta,

Wrocławski Park Technologiczny.