Nota korygująca budowa i funkcjonowanie dokumentu księgowego

Nota korygująca jest jednym z oficjalnych dokumentów księgowych, który umożliwia dokonywanie odpowiedniej rejestracji zdarzeń na potrzeby podatkowe. Służy do poprawiania określonych błędów, popełnionych przy wystawianiu pierwotnej faktury VAT. Zasady funkcjonowania noty korygującej zostały opisane przez ustawodawcę w ustawie z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (obecnie Dz.U.2020.106 tj. z dnia 2020.01.23), w tym w szczególności w art. 106k. Jak powinna wyglądać budowa prawidłowo skonstruowanego dokumentu? Czy może przygotować go nabywca? Czy konieczna jest akceptacja noty korygującej?

Elementy noty korygującej

Nota korygująca jest specjalnym rodzajem faktury. Powinna zwierać określone elementy. W tym przede wszystkim:

wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA";

kolejny numer;

datę wystawienia;

imiona i nazwiska lub nazwę podatnika;

imiona i nazwiska lub nazwę nabywcy towarów lub usług;

adres podatnika;

adres nabywcy towarów i usług;

numer identyfikacyjny podatnika (na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej);

numer identyfikacyjny nabywcy towarów i usług;

dane dotyczące fakty pierwotnej określone w art. 106e w ustępach 1 - 6, czyli:

datę wystawienia;

kolejny numer identyfikujący fakturę;

datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub usług lub datę zapłaty, jeżeli jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

wskazanie treści korygowanej informacji;

wskazanie treści prawidłowej.

Kto i w jaki sposób może przygotować notę korygującą?

Nota korygująca umożliwia sprostowanie pomyłek przez nabywcę towaru lub usługi, w określonych zakresach samodzielnie. Jednak tak wystawiona nota korygująca, z założenia wymaga akceptacji wystawcy faktury. Nota korygująca umożliwia dokonanie zmian, przede wszystkim elementów opisowych faktury oraz tych dotyczących danych podatników i nabywców, terminów oraz numerów wystawienia dokumentów. Nie powinien jednak dotyczyć kwot, ilości sprzedawanego towaru lub usług oraz wysokości podatków.

Kiedy nota korygująca, a kiedy faktura korekta?

Nota korygująca jest jednym z niewielu narzędzi, które umożliwia dokonywanie zmian w błędnie wprowadzonych danych faktury, wystawionej przez inny podmiot (sprzedawcę). Jest to rodzaj rozwiązania, w którym ustawodawca zdecydował, że jeżeli pomyłka jest dość prosta do naprawienia i nie wpływa na kwestie księgowe i podatkowe, nabywca może „wyręczyć” sprzedawcę w realizacji obowiązku wprowadzenia poprawek. Dodatkowym zabezpieczeniem będzie konieczność uzyskania akceptacji sprzedawcy, jednak jest to zdecydowane uproszczenie. Należy jednak pamiętać, że nota korygująca ma zdecydowane ograniczenie w zakresie możliwości zmiany faktur. W przypadku, jeżeli konieczność zmian na dotyczyć finansów – w tym miejscu podatnik powinien skorzystać z faktury korekty.

Akceptacja noty korygującej

Nota korygująca może zostać zaakceptowana w formie odpowiadającej wystawieniu pierwotnej faktury VAT. Jeżeli na przykład była ona wystawiona w formie tradycyjnej (papierowej), nota korygująca może zostać przesłana w dwóch egzemplarzach do wystawcy faktury, adresat przesyłki akceptuje notę korygującą i odsyła jeden z nich do wystawcy. Jeżeli była wystawiona w formie elektronicznej (strony zgodziły się na przesyłanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej na przykład przy podpisywaniu umowy współpracy), może zostać wysłana w wiadomości e-mail. W każdym jednak przypadku warto zachować ostrożność i zapewnić, aby akceptacja była wyrażona w wiążący i nie budzący wątpliwości sposób.