Wirtualne biura - prestiżowy adres na siedzibę firmy

Adres dla firmy, adres na siedzibę, adres do krs czy wręcz wirtualny adres to hasła często poszukiwane przez przedsiębiorców w okresie pandemii COVID. Niektórzy z nich na wieść o szczepionce chcą uruchomić działalność gospodarczą lub spółkę a inni zamierzają zredukować koszty swojego biznesu. Połączy ich wirtualne biuro .

Czym jest wirtualne biuro ?

Wirtualne biuro to faktycznie w dużej mierze adres na siedzibę spółki wpisywany do KRS lub adres na siedzibę działalności gospodarczej potrzebny do rejestru CEiDG.

Poszukiwanie takiego adresu wymusza na przedsiębiorcach obecny styl życia, polegający głównie albo na załatwianiu różnych spraw siedząc w domu przy komputerze, albo na załatwianiu spraw drogą tradycyjną, jeśli ta pierwsza opcja nie jest możliwa.

W obu tych przypadkach przedsiębiorca nie będzie przebywał w biurze, o ile jego biznes nie jest z biurem związany. Istnieją zawody, jak architekt czy notariusz wręcz zmuszające do posiadania biura. Od całej reszty profesji urzędnicy nie powinni jednak wymagać przebywania w tak zwanej siedzibie. Wirtualne biura to więc nie tylko wirtualny adres czy adres do korespondencji.

Czasami używa się sformułowania wirtualna siedziba, ale w praktyce wirtualne biuro to realny lokal, istniejący na mapie w dodatku zazwyczaj znajduje się w centrum, w śródmieściu lub na starym mieście, w zależności o którym mieście wojewódzkim jest mowa. Adres powinien być prestiżowy a przynajmniej kojarzący się z centrum. Wirtualne biuro powinno mieć tak zwany wirtualny sekretariat, czyli taki sekretariat, który jest w stanie przenosić odebraną korespondencję ze świata papieru w świat cyfrowy, czyli po prostu tworzyć pliki PDF ze skanami odebranej poczty przynoszonej do firm przez listonosza, zdigitalizować korespondencję w sposób szybki a jednocześnie bezpieczny poprzez na przykład opatrywanie PDF hasłem. Lokal biura wirtualnego musi też posiadać salki konferencyjne, sale do spotkań zarządu, gdyż zarząd spółki przynajmniej raz do roku powinien spotkać się i podjąć kluczowe dla spółki decyzje.

Wirtualne biuro to usługa, która nie musi być wcale droga. Tanie wirtualne biuro to nie kwestia jakości lecz wynik współczesnego podejścia typu "sharing economy".

Wirtualne biuro w Warszawie, czyli osobny adres na siedzibę

Siedziba spółki, fundacji czy stowarzyszenia może znaleźć się w dowolnym mieście Polski. Ponieważ zarówno siedziba jak i stolica kraju jest jedna to warto rozważyć posiadanie siedziby w wirtualnym biurze w Warszawie. Centrum Warszawy to dobry i rozpoznawalny adres, szczególnie gdy będą to Aleje Jerozolimskie, Marszałkowska czy Świętokrzyska. Każdy w Polsce wie, że są to adresy z centrum Warszawy. W dodatku Warszawa Śródmieście to nie tylko wirtualne biura, ale przede wszystkim bardzo wysokie biurowce jak Varso Tower, Q22, Unique Tower, Skyliner, Warsaw Unit, Generation Park, Warsaw HUB. Wirtualne biuro VSL-System Warszawa Centrum oferuje między innymi lokalizację w Alejach Jerozolimskich na przeciwko Varso Tower.

Ważną cechą wspomnianego biura wirtualnego jest posiadanie oferowanych lokali na własność. Daje to gwarancję klientom wirtualnego biura, iż będą one trwały przez dziesięciolecia, gdyż żadna umowa najmu nigdy nie wygaśnie. To bardzo ważne, gdyż wiele spółek dziś zakładanych będzie nadal istniało za 5 czy 10 lat a jedną z cech poważnej firmy jest stały adres siedziby. Adres siedziby to zresztą coś, czego praktycznie nie da się zmieniać. Zmiana adresu siedziby musiała by być zatwierdzona przez KRS, ogłoszona kontrahentom, podana infoliniom np. operatorów komórek, podyktowana na stacjach paliw. Stała siedziba w biurze wirtualnym, które chce działać latami w lokalach własnych to podstawa wiarygodności spółki. Wiele portali w internecie na bieżąco analizuje czy spółka jest wiarygodna czy nie sprawdzając nieustannie adres siedziby, nazwiska członków zarządu czy składane do KRS raporty roczne. Wybierając wirtualne biuro warto wziąć pod uwagę czy będzie ono na stałe pod własnym, niezmiennym adresem.