Co w Twojej firmie zmieni Krajowy System e-Faktur? KSeF w pytaniach i odpowiedziach

Mówi się, że jedyną stałą w życiu jest zmiana. Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, zapewne zgodzisz się z tym stwierdzeniem. Skuteczne powadzenie firmy nie jest możliwe bez nadążania za nowelizacjami przepisów i dobrej znajomości bieżącego prawa. Najważniejszą nowością, która znacząco wpłynie na pracę przedsiębiorstw w ciągu najbliższych kilkunastu miesięcy, jest Krajowy System e-Faktur. Co to za platforma i na czym będzie polegać jej działanie? Sprawdź, co warto wiedzieć.

Krajowy System e-Faktur, czyli w skrócie KSeF, to baza stworzona przez Ministerstwo Finansów, która ma ułatwić prowadzenie dokumentacji podatkowej w przedsiębiorstwach, uszczelnić VAT i być kolejnym krokiem w cyfryzacji usług administracyjnych. KSeF wprowadzi obowiązek wystawiania e-Faktury, czyli zupełnie nowego rodzaju dokumentu sprzedaży. To rozwiązanie ma przynieść korzyści zarówno firmom, jak i fiskusowi, a przy tym już wkrótce stanie się obligatoryjne, dlatego warto zawczasu się na nie przygotować.

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowe dla firm od 1 lipca 2024 roku. Pierwotnie miało to nastąpić pół roku wcześniej – 1 stycznia 2024 – lecz Ministerstwo Finansów postanowiło zapewnić przedsiębiorcom więcej czasu na przygotowanie się do obsługi nowej platformy.

Podatnicy podmiotowo zwolnieni z VAT skorzystają z jeszcze dłuższego okresu na wprowadzenie systemu – w ich wypadku obowiązek wejdzie w życie od 1 stycznia 2025. Najnowsze przepisy nie będą ponadto obejmować faktur konsumenckich oraz biletów pełniących funkcję faktury (np. bilety lotnicze czy kolejowe). Możliwość wypisywania dokumentu w formie uproszczonej będzie dostępna do 31 grudnia 2024.

Od 1 lipca 2024 KSeF zostanie ponadto zintegrowany z PEF, czyli Platformą Elektronicznego Fakturowania, w zakresie zamówień publicznych.

Zastanawiasz się, w jaki sposób skutecznie i płynnie wdrożyć KSeF w swojej działalności? Najlepiej będzie zaznajomić się z nim już teraz – testowa wersja systemu jest bowiem dostępna już od początku 2022 roku dla wszystkich podatników.

Najważniejszym zagadnieniem związanym z nowym systemem fiskusa jest e-Faktura. Warto wiedzieć, że dokument ten znacząco różni się od obecnej faktury elektronicznej zarówno swoją formą, jak i sposobem wystawiania.

Jak wystawić e-Fakturę?

E-Fakturę lub inaczej fakturę ustrukturyzowaną wypiszesz wyłącznie za pośrednictwem KSeF. Będzie ona miała ujednolicony format XML zamiast dotychczasowego PDF. Każda e-Faktura otrzyma unikalny numer identyfikacyjny i zostanie automatycznie dodana do bazy danych. System sprawdzi jej zgodność ze strukturą logiczną, czyli wzorem stworzonym przez Ministerstwo Finansów. Jeżeli wpisane dane będą prawidłowe, faktura będzie mogła trafić do klienta.

Jakie rodzaje e-Faktury wystawisz za pomocą KSeF?

Krajowy System e-Faktur pozwoli Ci wystawić następujące typy faktur:

faktury VAT,

faktury bez VAT,

faktury korygujące,

faktury VAT RR,

faktury do paragonu,

faktury VAT marża,

faktury zaliczkowe,

faktury końcowe.

Błędna e-Faktura a KSeF – czy można wprowadzić poprawki?

Jak postąpić, jeżeli omyłkowo wypiszesz w KSeF dokument z błędnymi danymi? Każda faktura wystawiona zgodnie ze wzorem trafia do obrotu prawnego, dlatego nie można jej poprawić ani anulować. Rozwiązaniem jest wystawienie odpowiedniej faktury korygującej, którą następnie system powiąże z pierwotnym dokumentem za pomocą unikalnego numeru.

W sytuacji, gdy e-Faktura zostanie odrzucona przez system (może się tak stać w wyniku niezgodności ze strukturą logiczną lub wypisania przez nieuprawnioną osobę), nie da się jej skorygować ani anulować. KSeF nie uzna jej bowiem za wystawioną. Taki dokument należy poprawić i ponownie przesłać na platformę.

Termin wprowadzenia obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wydaje się odległy, lecz warto zacząć się do niego przygotowywać jak najszybciej. Stopniowe wdrażanie nowego systemu pozwoli Tobie oraz Twoim pracownikom nauczyć się jego obsługi bez presji czasu, a przy tym usprawni funkcjonowanie Twojej firmy.